Es un conjunto organizado de cosas o partes
interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando un
todo unitario y complejo.
Cabe aclarar que las cosas o partes que componen al sistema, no se
refieren al campo físico (objetos), sino mas bien al
funcional. De este modo las cosas o partes pasan a ser funciones
básicas realizadas por el sistema. Podemos
enumerarlas en: entradas, procesos y
salidas.
Para
Cohen y Asín (2005: 7) los elementos que conforman un sistema de información
incluyen: a) equipo computacional, computadoras o cualquier otro
dispositivo (hardware) necesario para que el sistema de información pueda
operar; b) recurso humano, refiere aquellas personas que interactúan con
el sistema de información; c) datos o información fuente, aquello que se
introduce en el sistema para generar como resultado la información que desea;
d) programas, aquellos ejecutados por las computadoras, que hace que los
datos de entrada introducidos sean procesados y generen los resultados que se
esperan; e) telecomunicaciones, que a su vez se conforman de equipo
computacional y programas, pero específicamente relacionados con aquellos que
facilitan la transmisión de texto, datos, imágenes y voz en forma electrónica;
y f) procedimientos, que incluyen las políticas y reglas de operación,
tanto en la parte funcional del proceso de negocio, como los mecanismos para
hacer trabajar una aplicación en la computadora.
Un Sistema de Información se puede definir desde el punto de vista
técnico como un conjunto de componentes ínter relacionados que
recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para
apoyar la toma de decisiones y el control de una organización. Además, los
sistemas de información también pueden ayudar a los gerentes y trabajadores a
analizar problemas, visualizar asuntos complejos y crear nuevos
productos.
los Sistemas de Información contienen información acerca de las
personas, lugares y cosas importantes dentro de la organización o del entorno
en que se desenvuelve. Por información se entiende los datos que se han
moldeado en una forma significativa y útil para los seres humanos. En contraste
los datos son secuencia de hechos en bruto que representan eventos que
ocurren en las organizaciones o en el entorno físico antes de ser organizados y
ordenados en una forma que las personas puedan entender y utilizar de manera
activa.
Importancia de los Sistemas de Informacion
Cuando muchas personas se preguntan por qué
estudiar sobre los sistemas de información, es lo mismo que preguntar por qué
debería estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestión de operaciones,
marketing, administración de recursos humanos o cualquier otra función
empresarial importante. Lo que si les puedo asegurar es que muchas empresas y
organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de los
Sistemas de Información. De esta forma, constituyen un campo esencial de
estudio en administración y gerencia de empresas. Es por esta razón que todos
los profesionales en el área de Administración de Empresas deberían o más bien
deben, tomar un curso de sistemas de información. Por otro lado es importante
tener una comprensión básica de los sistemas de información para entender
cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante también,
tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las
condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los
objetivos citados anteriormente. Muchas veces las organizaciones no han entrado
en la etapa de cambio hacía la era de la información sin saber que es un riesgo
muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de
competir, por ejemplo, las TI que se basan en Internet se están convirtiendo
rápidamente en un ingrediente necesario para el éxito empresarial en el entorno
global y dinámico de hoy.
Por lo tanto, la administración apropiada de los
sistemas de información es un desafío importante para los gerentes. Así la
función de los SI representa:
- · Un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante para el éxito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas, administración de operaciones, marketing, y administración de recursos humanos.
- · Una colaboración importante para le eficiencia operacional, la productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfacción del cliente.
- · Una fuente importante de información y respaldo importante para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes.
- · Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratégica en el mercado global.
- · Una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para millones de hombres y mujeres.
Ciclo de Vida
de los Sistemas de Información
El método de ciclo de vida para el desarrollo
de sistemas es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y
usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información. El
método del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas consta de 6 fases:
1). Investigación Preliminar:
La solicitud para recibir ayuda de un sistema de
información puede originarse por varias razones: sin importar cuales sean
estas, el proceso se inicia siempre con la petición de una persona.
2). Determinación de los requerimientos del
sistema:
El aspecto fundamental del análisis de
sistemas es comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa
que se encuentra bajo estudio. Los analistas, al trabajar con los empleados y
administradores, deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta
a las siguientes preguntas clave:
¿Qué es lo que hace?
¿Cómo se hace?
¿Con que frecuencia se presenta?
¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o
decisiones?
¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se
efectúan las tareas?
¿Existe algún problema? ¿Qué tan serio es? ¿Cuál es
la causa que lo origina?
3). Diseño del sistema:
El diseño de un sistema de información
produce los detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con
los requerimientos identificados durante la fase de análisis. Los especialistas
en sistemas se refieren, con frecuencia, a esta etapa como diseño lógico en
contraste con la del desarrollo del software, a la que denominan diseño físico.
4). Desarrollo del software:
Los encargados de desarrollar software pueden
instalar software comprobando a terceros o escribir programas diseñados a la
medida del solicitante. La elección depende del costo de cada alternativa, del
tiempo disponible para escribir el software y de la disponibilidad de los
programadores.
Por lo general, los programadores que trabajan en
las grandes organizaciones pertenecen a un grupo
permanente de profesionales.
5). Prueba de sistemas:
Durante la prueba de sistemas, el sistema se
emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga
fallas, es decir, que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la
forma en que los usuarios esperan que lo haga.
Se alimentan como entradas conjunto de datos de
prueba para su procesamiento y después se examinan los resultados.
6). Implantación y evaluación:
La implantación es el proceso de verificar e
instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y
construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla. Una vez
instaladas, las aplicaciones se emplean durante muchos años. Sin embargo, las
organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo, incluso el
ambiente es diferente con el paso de las semanas y los meses.
Por consiguiente, es indudable que debe darse
mantenimiento a las aplicaciones. La evaluación de un sistema se lleva a cabo
para identificar puntos débiles y fuertes. La evaluación ocurre a lo largo de
cualquiera de las siguientes dimensiones:
*Evaluación operacional: Valoración de
la forma en que funciona el sistema, incluyendo su facilidad de uso, tiempo de
respuesta, lo adecuado de los formatos de información, confiabilidad global y
nivel de utilización.
*Impacto organizacional:
Identificación y medición de los beneficios para la organización en áreas tales
como finanzas, eficiencia operacional e impacto competitivo. También se incluye
el impacto sobre el flujo de información externo e interno.
*Opinión de loa administradores: evaluación de
las actividades de directivos y administradores dentro de la organización así
como de los usuarios finales.
*Desempeño del desarrollo: La evaluación
de proceso de desarrollo de acuerdo con criterios tales como tiempo y esfuerzo
de desarrollo, concuerdan con presupuestos y estándares, y otros criterios de
administración de proyectos. También se incluye la valoración de los métodos y
herramientas utilizados en el desarrollo.
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